Die Beauftragung einer virtuellen Assistenz bringt viele Vorteile mit sich: Du überträgst ihr Aufgaben, welche du nicht zwingend selbst erledigen musst und gewinnst so an Zeit, welche du für den Aufbau und das Wachstum deines Unternehmens nutzen kannst. Vielen Unternehmern fällt es zu Beginn jedoch schwer, Aufgaben zu definieren, welche sie an eine virtuelle Assistenz abgeben könnten.
Die meisten virtuellen Assistenten arbeiten als Freelancer, auf Stundenbasis oder zu monatlich festgelegten Stundenpaketen für ihre Auftraggeber. Ortsunabhängig, im Homeoffice und von überall auf der Welt übernehmen virtuelle Assistenten dabei hauptsächlich administrative Aufgaben, welche oft den Tätigkeiten einer Sekretärin ähneln. Doch auch andere Bereiche wie das Online Marketing, Grafikarbeiten, Social Media Management oder Reise- und Eventmanagement werden immer häufiger von virtuellen Assistenten übernommen.
Die Zahl der virtuellen Assistenten steigt täglich. Dies hat zur Folge, dass auch die Expertise, das Know-How und die Vielfältigkeit der Tätigkeiten, die eine virtuelle Assistenz für dich übernehmen kann, zunimmt.
Als Unternehmer kannst du virtuelle Assistenten heute für nahezu jede Tätigkeit finden, welche keine Anwesenheit vor Ort erfordert. Du bist dir unsicher, welche Aufgaben du abgeben könntest? Hier findest du 10 Aufgaben für deine virtuelle Assistenz:
1.) Buchhaltung: Die Buchhaltung gehört zu den einfachsten Dingen, die du an eine virtuelle Assistenz abgeben kannst. Der Rechnungsversand, Belegbuchungen und die Überprüfung von Zahlungseingängen nimmt oftmals mehrere Stunden in Anspruch. Stunden, die du für eine bessere Kundenbetreuung, neue Produktentwicklungen oder Neukundenaquise nutzen kannst. Natürlich ist mit dieser Aufgabenübertragung auch die Übergabe sensibler Unternehmensdaten verbunden, doch mit einer vertrauenswürdigen virtuellen Assistenz ist das kein Problem.
2.) Online-Recherchen: Die Recherche nach Informationen im Word Wide Web kann sehr aufwendig sein und Stunden, Tage oder sogar Wochen in Anspruch nehmen. Je nach Recherchethema müssen unzählige Websiten durchgeklickt, Kontaktanfragen geschrieben und sorgfältig aufbereitet werden. Eine mühsame Aufgabe, die du getrost an eine virtuelle Assistenz abgeben kannst. Eine erfahrene virtuelle Assistenz ist in Recherchearbeiten geübt und weiß wonach sie suchen muss. Sie stellt dir die richtigen Informationen zusammen, damit du erfolgreich damit weiterarbeiten kannst.
3.) Datenbankeinträge: Eine aktuelle Kontaktdatenbank ist dein Schlüssel zum Erfolg. Egal ob neue Vistenkarten eingepflegt oder die Kontaktdaten bestehender Kunden geprüft oder aktualisiert werden müssen – die regelmäßige Pflege deiner Datenbank gehört nicht zu Aufgaben, die du zwingend selbst erledigen musst. Diese Art von Arbeit gehört zu den klassischen Tätigkeiten einer virtuellen Assistenz und spart dir wertvolle Zeit in deinem Arbeitsalltag.
4.) Präsentationen und Zusammenfassungen: Gute Präsentationen und ordentlich aufbereitete Handouts sind ein Muss, wenn du deine Kunden begeistern und Professionalität ausstrahlen willst. Wenn du diese bereits einmal selbst erstellst hast, weißt du wie viel Zeit der Aufbau in Anspruch nimmt. Zeit, die du als Unternehmer sicher besser zu nutzen weißt. Eine in diesem Bereich erfahrene virtuelle Assistenz baut dir Powerpoint-Präsentation oder Handouts nach einem kurzen Briefing gerne nach deinen Wünschen auf. Sende ihr einfach deine Unterlagen und erhalte sie als Präsentation oder Handout ordentlich aufbereitet zurück.
5.) E-Mail Verwaltung: Viele Unternehmer gehen in der täglichen E-Mail Flut fast unter. Eine virtuelle Assistenz kann abhilfe schaffen und dein Postfach für dich verwalten. Je nach Absprache filtert, beantwortet oder leitet sie die wirklich wichtigen Nachrichten an dich weiter oder beantwortet Anfragen in deinem Namen. Die erste Einarbeitung kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, spart dir aber auf Dauer täglich wertvolle Arbeitszeit.
6.) Maßnahmen zur Kundenbindung: Weihnachts- und Geburtstagskarten, ein Jubiläumsgeschenk oder die Gratulation zum Nachwuchs: Deine Kunden lieben das Gefühl, von dir gewertschätzt zu werden und freuen sich über eine kleine Aufmerksamkeit oder eine nette Geburtstagsnachricht. Natürlich ist dies aufwendig und du kannst dich darum nicht täglich kümmern – eine virtuelle Assistenz kann das aber für dich unternehmen. Übergebe ihr den Geburtstagskalender (oder z.B. Zugangsdaten zu deinem XING Account) und informiere sie über wichtige Ereignisse. In deinem Namen kann sie Aufmerksamkeiten und/oder Glückwunsch-Nachrichten verschicken und du erntest mit Sicherheit einen Sympathiepunkt bei deinen Kunden. Kundenbindung leicht gemacht!
7.) Reiseplanung: Viele virtuelle Assistenten haben sich für diesen Job entschieden, weil sie gerne reisen und flexibel sind. Genau aus diesem Grund kannst du die Suche nach Hotels, Flügen oder der Planung der richtigen Reiseroute sehr gut an eine virtuelle Assistenz übergeben. Sie wird dir die besten Reisepreise, Hotelempfehlungen und Flugrouten zusammenstellen und diese nach Absprache mit dir auch gerne für dich buchen.
8.) Terminverwaltung: Zu einem erfolgreichen Unternehmen gehört ein voller Kalender mit Meetingeinladungen, Kundenterminen, Networkingevents und vieles mehr. Die meisten Unternehmer nutzen bereits Online-Scheduling-Tools, welche auch von extern verwaltet werden können. Eine gebriefte virtuelle Assistentin weiß wie einst eine Sekretärin vor Ort über deine Prioritäten Bescheid, behält deine Termine im Auge und vereinbart neue Termine für dich.
9.) Social Media Marketing: Die Präsenz auf sozialen Netzwerken wie Facebook, XING, Instagram und Co. ist heutzutage wichtiger denn je. Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist, lohnt es sich deine Präsenz auf diesen Kanälen auf- und auszubauen. Dies erfordert sowohl Zeit als auch ein steigendes Maß an Social Media Skills. Eine virtuelle Assistenz kann für dich erfolgreiche Marketing-Strategien entwickeln, umsetzen und deine Social Media Kanäle für dich betreuen.
10.) Website- und Blogbetreuung: Zu nahezu jedem Business gehört heutzutage eine aktuelle Website sowie oftmals auch ein gut geführter Blog, der über Marktentwicklungen, Branchentipps oder ähnliches informiert. Du musst viel Zeit investieren, wenn du die Betreuung dieser Website sowie die Erstellung von wertvollem Content selbst übernimmst. Du kannst diese Aufgabe jedoch auch an eine virtuelle Assistenz abgeben, die suchmaschinenoptimierte Texte verfassen und auf deiner Seite einbinden kann. Sie up-to-date, biete deinen Kunden einen Mehrwert und erhöhe so deinen Bekanntheitsgrad.